Goed fleet management is heel belangrijk voor elk bedrijf met veel auto’s of vrachtwagens op de weg. Als je dat als bedrijf op orde hebt, betekent dat lagere kosten, minder administratieve rompslomp, efficiënter werken en gemotiveerder personeel. Maar hoe doe je dat? Met een uitgekiend fleet management systeem en software die daar naadloos op aansluit!

audi a6

Vraag nu direct een offerte aan!

Wat is fleet management?

Om de voordelen van een fleet management systeem te kunnen waarderen, is het belangrijk om een goed antwoord te krijgen op de vraag: wat is fleet management precies? Het beheer van de voertuigen van een bedrijf noemen we fleet management of vlootbeheer. Het gaat dan om commerciële voertuigen zoals auto’s, bestelwagens en vrachtwagens. Dit totaal aantal voertuigen wordt ook wel de bedrijfsvloot of het wagenpark genoemd. Onder het beheer van een wagenpark vallen werkzaamheden zoals het onderhouden van voertuigen, het volgen van voertuigen en het managen van brandstof. Fleet management kan de vaak hoge kosten van logistiek en transport verminderen en administratieve processen flink vereenvoudigen.

gps signaal
SOS knop

De vele mogelijkheden van een fleet tracking systeem

Bij fleet management hoort natuurlijk speciaal ontwikkelde software. Er zijn twee soorten fleet management software. De eerste soort is software die gekoppeld is aan een fleet tracking systeem. Het volgen gaat meestal via gps en houdt in dat in voertuigen een gps-tracker of zwarte doos is geïnstalleerd. Zo kan een bedrijf informatie krijgen over onder meer de snelheid waarmee voertuigen rijden, in welke richting ze rijden en wat hun actuele locatie is. Als bedrijf weet je dus op elk moment van de dag precies waar een auto of vrachtwagen zich bevindt. Hiermee is het mogelijk om chronologisch en real time bijvoorbeeld het aantal gereden kilometers, de gereden tijd en de locatie van alle voertuigen te registreren. Dit geeft een centraal en actueel overzicht. Ook het rijgedrag van de bestuurders kan een bedrijf op deze manier volgen.

Verborgen kosten ontdekt

De andere soort software draait om informatie. Via deze software kunnen zaken als onderhoudsschema’s en -geschiedenis, verzekeringspapieren, licenties en tankgegevens worden opgeslagen. Met fleet management software kunnen ook verborgen kosten naar boven komen. Voorbeelden hiervan zijn het te vaak rijden met lege of halflege vrachtwagens of onnodig omrijden. Zo kunnen bedrijven bepaalde processen verbeteren om vervolgens flink op kosten te besparen. Ook is het mogelijk om via fleet management software informatie uit te wisselen met financiële en hr-systemen. Zelfs koppelingen met externe leveranciers zijn mogelijk.

Positief voor werknemers

Goed wagenparkbeheer levert niet alleen geld op door kostenbesparing op brandstof en minder boetes wegens te snel rijden. Het is ook prettiger voor werknemers. Zij krijgen meer inzicht in hun rijgedrag, kosten en milieuaspecten, wat hen motiveert om veiliger en milieubewuster te rijden. Ook kunnen ze eenvoudig communiceren met bijvoorbeeld collega’s die de planning beheren. Verder hebben ze eenvoudiger zicht op gemaakte afspraken en regelingen. Het beheren van het wagenpark gaat tegenwoordig dus niet alleen over kosten besparen en overzicht hebben en bewaren. Het gaat ook over de behoeftes van chauffeurs, de fiscale gevolgen en duurzaamheid, door bijvoorbeeld het beter beheersen van het brandstofverbruik.

Fleet management en de toekomst

De populariteit van fleet management groeit. Tegenwoordig gebruikt ongeveer 40% van de Nederlandse transportondernemingen een fleet management systeem. En dat aantal zal alleen maar groeien als meer en meer bedrijven merken hoeveel geld ze kunnen besparen met een goed en doordacht beheer van de auto’s en/of vrachtwagens in hun bedrijfsvloot. Ook zijn steeds meer organisaties bezig met maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO). Fleet management past daar natuurlijk helemaal bij!